Hoofdstuk 1 De berichtmappen van Outlook Express
Outlook Express werkt met een aantal standaard mappen. Ieder bericht dat u schrijft of ontvangt, wordt door Outlook automatisch bewaard in een vaste, daarvoor bestemde map. Dat is dus een verschil met een tekstverwerkingsprogramma zoals Microsoft Word, waarbij u zèlf een naam moet geven aan ieder tekstbestand en ook zèlf moet aangeven in welke map u dat bestand wilt opslaan.
In welke map een bericht op een bepaald moment staat, is afhankelijk van de "status" van dat bericht. De functie van de verschillende mappen zal u duidelijk worden, als u de verschillende handelingen rond het versturen en ontvangen van berichten, stap voor stap bekijkt.
Zodra u begint met het schrijven van een nieuw bericht, begint u feitelijk met een concept op het scherm. Normaal gesproken zult u een e-mail bericht in één keer helemaal schrijven en direct verzenden. Maar het kan natuurlijk ook gebeuren dat u het bericht nog niet helemaal kunt afmaken. In dat geval bewaart Outlook uw bericht tijdelijk in de map 'Concepten'. U kunt er dan op een later moment mee verder werken.
Klaar voor verzending
Zodra uw bericht klaar is, slaat u het op. Als het bericht in één keer geschreven is, komt het nu rechtstreeks in de map 'Postvak UIT'. Hebt u het bericht eerder tijdelijk opgeslagen in de map 'Concepten', dan verhuist het bericht nu naar de map 'Postvak UIT'.
Verzenden
In de map 'Postvak UIT' staan berichten die klaar zijn om verzonden te worden. U kunt Outlook zo instellen dat ieder bericht dat in 'Postvak UIT' terecht komt, direct verzonden wordt. Outlook gaat dan automatisch verbinding met uw provider maken, zodra u uw bericht opslaat in Postvak UIT.
Bij de aanbevolen instellingen voor deze cursus hebben we er bewust voor gekozen, berichten uit Postvak UIT niet automatisch te versturen. U dient na het schrijven van een e-mail bericht zelf het commando voor verzenden te geven. Deze instelling is handig als u van plan bent een aantal berichten achter elkaar te schrijven. Die kunnen dan in één keer verzonden worden.
Na het verzenden
Als het verzenden van het bericht gelukt is, verdwijnt het uit de map 'Postvak UIT'. Tegelijkertijd wordt een kopie van het bericht opgeslagen in de map 'Verzonden items'. In die map kunt u het bericht dus weer terugvinden, als u het later nog wilt inzien. Tenzij deze optie uit staat... dan wordt het dus niet bewaard in verzonden items.
Een bericht ontvangen
E-mail berichten die u via uw provider van anderen ontvangt, plaatst Outlook in de map 'Postvak IN'. Vanuit deze map kunt u ontvangen berichten openen en lezen. Een gelezen bericht blijft in de map 'Postvak IN' staan. In de map kunnen dus zowel gelezen als nieuwe ongelezen berichten staan. Outlook houdt voor ieder bericht bij of u het al gelezen hebt of nog niet.
Berichten verwijderen
Tenslotte is er nog de map 'Verwijderde items', die wel te vergelijken is met de Prullenbak van WINDOWS. Als u een bericht in 'Postvak IN' gelezen hebt, maar niet belangrijk genoeg vindt om te bewaren, dan kunt u het bericht verwijderen (delete). Het bericht verdwijnt dan nog niet definitief, maar verhuist naar de map 'Verwijderde items'. Van daaruit kunt u het bericht terughalen, als dat nodig is. Van tijd tot tijd zult u ook de map 'Verwijderde items' moeten "legen"; alsof u de prullenbak leeg gooit. Dit kan door middel van control a (alles selecteren) en daarna delete.
U kunt instellen dat deze map geleegd moet worden bij het afsluiten van Outlook Express. Ga hiervan d.m.v. alt x naar het menu extra, dan de letter o van opties en d.m.v. cotrl tab loopt u door de tabbladen. Tab door tot u onderhoud tegekomt. Daar kunt u aangeven of de map verwijderde items geleegd moet worden bij het afsluiten.
Ook de map 'Verzonden items', waarin kopieën van door u verzonden berichten worden bewaard, zal na verloop van een aantal maanden behoorlijk vol raken. Ook die map zult u dus van tijd tot tijd moeten "opruimen". Als u in postvak in staat komt u in deze map d.m.v. shift tab, pijl naar beneden tot u verzonden items hoort. Open deze door eenmaal tab. U kunt alles selecteren, ctrl a, en dan delete. Let erop dat deze mails vervolgens in de map verwijderde items terechtkomen.
Outlook Express starten
Net als alle programma's onder WINDOWS kunt u Outlook Express op verschillende manieren starten. De mogelijkheden zijn onder andere:
* Via het Startmenu, submenu Programma's, Outlook Express.
* Via het pictogram van Outlook Express indien dit op het bureaublad staat.
* Via het pictogram "Outlook Express starten" op de werkbalk 'Snel starten'.
Opmerking
* Het is mogelijk Outlook automatisch te starten bij het opstarten van Windows.
3.2 Vensters en werkbalken in Outlook Express
Het programmavenster van Outlook Express bestaat uit een aantal balken en deelvensters. U kunt in hoge mate zelf bepalen welke balken en deelvensters aanwezig zijn en welke niet.
Titelbalk
Geheel bovenaan in de titelbalk staat eerst de naam van de berichtenmap die momenteel geopend is. Daarachter staat de naam van het programma. Meestal staat hier dus: 'Postvak IN - Outlook Express'.
Menubalk
Direct onder de titelbalk staat de menubalk. Deze bevat de menuopdrachten Bestand, Bewerken, Beeld, Extra, Bericht en Help.
Werkbalk
Onder de menubalk staat de Werkbalk met daarop een aantal knoppen, waarmee veelgebruikte functies van Outlook met de muis kunnen worden gestart. Het is mogelijk knoppen te verwijderen of toe te voegen.
Weergavebalk
Op de weergavebalk staat een keuzelijst waarmee kan worden bepaald welke categorie berichten wordt getoond in het berichtenvenster.
Outlookbalk
Geheel links staat in een smalle kolom de zogenaamde Outlookbalk. In deze balk staan onder elkaar pictogrammen voor de vijf berichtmappen waarmee Outlook werkt. Van boven naar beneden dus: Postvak IN, Postvak UIT, Verzonden items, Verwijderde items en Concepten.
Mappenbalk
In het rechter schermdeel staat bovenaan de zogenaamde Mappenbalk. Daarin is de naam van de op dat moment actieve berichtmap te zien.
Mappenlijst
Onder de Mappenbalk staat links de Mappenlijst. Hierin is in de gebruikelijke "boomstructuur" de opbouw van de mappen in Outlook te zien. Via deze lijst kunt u ook wisselen tussen de verschillende mappen.
Contactpersonen
Onder de mappenlijst staat de lijst 'Contactpersonen', afkomstig uit het Adresboek dat u in Outlook kunt gebruiken.
Berichtenlijst
Rechtsboven is de berichtenlijst te zien. Feitelijk is dit het belangrijkste venster, waaruit u een bericht kunt selecteren om te lezen.
Voorbeeldvenster
Onder de berichtenlijst is het voorbeeldvenster aanwezig. In dit voorbeeldvenster is het eerste deel van de inhoud te zien, van het bericht dat in de berichtenlijst geselecteerd is. Bij voorkeur niet activeren.
Statusbalk
In de statusbalk onderaan is te zien hoeveel berichten in de huidige map staan en hoeveel daarvan nog niet gelezen zijn.
Van de in paragraaf 3.2 besproken balken en deelvensters in Outlook Express kunt u zonder problemen een groot gedeelte uitschakelen! Het programmavenster zal daar een stuk overzichtelijker van worden.
Open menu en kies hieruit de opdracht Het dialoogvenster ‘Eigenschappen voor Vensterindeling’ opent. Zet het vinkje bij Contactpersonen, Mappenbalk, Outlook-balk, Statusbalk, Weergavebalk en Voorbeeldvenster weergeven uit.
Als u alleen met braille of spraak werkt, zet dan ook de twee resterende selectievakjes Mappenlijst en Werkbalk uit.
Klik op OK of druk op ENTER.
Het Outlook Express programmavenster ziet er nu een stuk overzichtelijker uit, met bovenaan: de titelbalk waarin de naam van de actieve map te lezen is. Daaronder: de menubalk en eventueel de werkbalk waarmee u Outlook kunt bedienen.
De rest van het scherm vertoont aan de linkerkant de mappenlijst en rechts de berichtenlijst waarin alle berichten van de actieve map staan. U kunt tussen deze twee lijsten wisselen met de TAB toets of door met de muis te klikken in de gewenste lijst. Als u ook de mappenlijst hebt uitgeschakeld, neemt de berichtenlijst de hele breedte van het venster in beslag.
Zoals beschreven in paragraaf 2.5 werkt Outlook Express standaard met vijf mappen. Dat kunnen er meer worden, want in paragraaf 5.4 zult u leren hoe u zelf mappen kunt aanmaken.
Als u muisgebruiker bent en de mappenlijst op het scherm hebt staan, dan is "wisselen" naar een andere map het eenvoudigst, door op de naam van die map te "klikken".
Werkt u met het toetsenbord of heeft u de mappenlijst uitgeschakeld, dan is wisselen tussen de mappen uiteraard mogelijk via de menustructuur. Bovendien is er een methode via sneltoetsen.
Open menu Beeld en activeer hierin de opdracht Ga naar map....
U kunt ook de sneltoets CTRL+Y gebruiken.
Er verschijnt een dialoogvenster genaamd 'Ga naar map'. In dit dialoogvenster staat dan weer de mappenlijst en een drietal knoppen.
Voor "Lokale mappen" staat een pictogram: een vierkantje met een "plus teken" erin.
Zorg er in dat geval voor dat de selectiebalk op "Lokale mappen" staat en druk dan op PIJL RECHTS. Daarmee opent u de mappenlijst.
Ga nu met PIJL OMLAAG naar de map "Verwijderde items".
Druk op ENTER.
Het dialoogvenster 'Ga naar map' sluit en de berichtenlijst geeft nu de berichten weer, die in de map 'Verwijderde items' staan. Het is uiteraard mogelijk dat deze map recent "leeg" gemaakt is. In de berichtenlijst is dan alleen de tekst "Er zijn geen items in deze weergave." te lezen.
Om weer terug te gaan naar de map 'Postvak IN' kunt u natuurlijk opnieuw het dialoogvenster 'Ga naar map' gebruiken. Voor 'Postvak IN' is er echter ook een aparte sneltoets: CTRL+I. (De "I" van "Inbox"; de Engelse term voor Postvak IN)
Druk op CTRL+I.
De berichtenlijst toont onmiddellijk weer de inhoud van "Postvak IN".
4.1 Een nieuw bericht schrijven
Als u een e-mail bericht wilt schrijven en verzenden, zult u minimaal één e-mail adres moeten opgeven als geadresseerde. Dat adres kunt u vergelijken met het adres dat u op de enveloppe van een papieren brief schrijft.
Bij een papieren brief is het niet gebruikelijk dat u op de enveloppe schrijft waar de brief over gaat. Bij e-mail berichten is het wèl erg handig altijd in een paar woorden de inhoud van het bericht te omschrijven. Die omschrijving wordt bij de ontvanger van het bericht namelijk weergegeven in de Berichtenlijst.
Begin met het schrijven van een nieuw bericht via menu Bestand en submenu Nieuw de opdracht E-mailbericht, of met de sneltoets CTRL+N, of met de knop Nieuw bericht (Bericht typen) in de werkbalk.
Er opent een nieuw venster óver het Outlook programmavenster, met als titel: 'Nieuw bericht'. Dit berichtvenster heeft van boven naar beneden een titelbalk, een menubalk, een werkbalk Standaardknoppen, een "Berichtkop", het tekstveld voor de inhoud van het bericht en onderaan een statusbalk.
De werkbalk en de statusbalk kunt u desgewenst via menu Beeld uitschakelen.
Typ in het invoerveld naast de knop Aan: het e-mail adres van de persoon aan wie u een bericht wilt sturen. Let goed op dat u geen typfout maakt!
Druk eenmaal op TAB.
De cursor komt nu in een invoerveld genaamd: CC:. CC is de afkorting van "carbon copy", (een kopie met carbonpapier, ofwel: een exacte kopie). In dit invoerveld kunt u één of meer e-mail adressen invullen, van mensen die een kopie van uw bericht "ter kennisgeving" moeten ontvangen.
Druk weer op TAB.
De cursor komt nu in een invoerveld genaamd: BCC:. BCC staat voor "blind carbon copy". Net als bij de CC: optie kunt u in dit invoerveld e-mail adressen opgeven van personen, die een kopie van uw bericht moeten ontvangen.
Het voordeel van de BCC optie is dat de hier ingevulde e-mail adressen niet zichtbaar zijn voor de andere geadresseerden. Als u niet zeker weet of de ontvangers van uw bericht er prijs op stellen, dat hun e-mail adres bekend wordt bij andere geadresseerden, gebruik dan deze BCC optie.
Druk nogmaals op TAB.
De cursor komt nu in een invoerveld genaamd: Onderwerp:. Beschrijf hier in een paar woorden waar uw bericht over zal gaan.
Druk nogmaals op TAB.
De cursor springt nu naar het grote tekstveld. Hier typt u uw bericht.
Als uw bericht klaar is, slaat u het op in de map Postvak UIT, met de opdracht Bericht verzenden in menu Bestand.
U kunt daarvoor ook een van de sneltoetsen ALT+S of CTRL+ENTER gebruiken of met de muis klikken op de knop Opslaan in de werkbalk Standaardknoppen.
Opmerkingen
* In bovenstaande opdracht zijn we er vanuit gegaan dat in de berichtkop de regel Aan: de bovenste is. Bóven de regel Aan: kan nog een extra regel Van: zichtbaar zijn. Dit is alleen het geval als u (of uw huisgenoten) meer dan één abonnement (account) heeft, bij een of meerdere providers. In dat geval staat achter Van: uw eigen e-mail adres ingevuld. Normaal gesproken is de regel Van: dus niet zichtbaar.
* De beschrijving die u typt in het invoerveld Onderwerp: verschijnt ook direct in de titelbalk van het berichtvenster. Als er nog geen onderwerp is ingevuld staat in de titelbalk "Nieuw bericht" te lezen.
* Als u vergeet een onderwerp op te geven, geeft Outlook een waarschuwing als u het bericht opslaat. Er verschijnt een dialoogvenster met de tekst:
"Dit bericht heeft geen onderwerp. Kies OK als u het toch wilt verzenden."
In ditzelfde berichtvenster is een selectievakje met de tekst Dit venster niet meer weergeven aanwezig.
We raden u aan dit selectievakje nooit aan te vinken en altijd een onderwerp bij uw berichten op te geven.
* In de velden Aan:, CC: en BCC: kunt u als het nodig is ook méér dan één e-mail adres invullen. Als u hetzelfde bericht aan meer mensen tegelijk wilt sturen, typ dan de verschillende e-mail adressen met steeds een PUNT KOMMA ertussen.
* Het kan handig zijn om in het invoerveld CC: uw eigen e-mail adres op te geven. U krijgt dan na het verzenden van het bericht zelf een kopie terug in Postvak IN. Dat is een betrouwbare manier om te controleren of het verzenden gelukt is.
* Als u het schrijven van een e-mail bericht wilt beëindigen zonder het te verzenden, drukt u op ESC. Outlook zal dan vragen of u de wijzigingen in het bericht wilt bewaren. Als u daarop met Ja antwoordt, wordt het bericht opgeslagen in de map Concepten. Kiest u echter voor Nee, dan verdwijnt het bericht. Het wordt dan ook niet opgeslagen in de map Verwijderde items.
* Het is mogelijk dat bij het schrijven van een bericht, het berichtvenster veel kleiner opent, dan het programmavenster van Outlook. U kunt het berichtvenster natuurlijk maximaliseren, bijvoorbeeld met ALT+SPATIE, gevolgd door M. Echter: de volgende keer als u een berichtvenster opent zal dat weer klein zijn. Als het u hindert dat het berichtvenster telkens klein wordt afgebeeld, gebruik dan de muis of de opdracht Formaat wijzigen in het systeemmenu, om het venster nagenoeg maximale afmetingen te geven. Ieder volgend berichtvenster krijgt dan die afmetingen.
In paragraaf 4.1 hebt u een e-mail bericht geschreven. Het bericht staat nu "klaar voor verzenden" in de map Postvak UIT. Zoals vermeld in paragraaf 2.5 kunt u Outlook zo instellen, dat een bericht dat in Postvak UIT wordt opgeslagen, onmiddellijk wordt verstuurd aan de provider.
Als u Outlook hebt ingesteld zoals beschreven in Bijlage B1, dan worden berichten niet automatisch verzonden. Het bericht blijft in Postvak UIT staan, totdat u het bewust verzendt. Deze instelling geeft u de mogelijkheid
nog een of meer berichten te schrijven en deze gelijktijdig te verzenden. Dat scheelt telefoonkosten!
Om uw bericht te verzenden en eventuele ontvangen berichten "op te halen",
moet er nu eerst een verbinding gemaakt worden, tussen uw PC en Internet. Thuis zult u voor verbinding met het Internet waarschijnlijk gebruik maken
van een analoge (gewone) telefoonlijn. Maar wellicht beschikt u al over ISDN, ADSL of kabel.
Om het "Verzenden" commando te geven is het niet nodig dat u de map Postvak UIT op het scherm oproept. Het commando werkt vanuit elke map.
Open in het Outlook Express venster het menu Extra en selecteer de bovenste opdracht Verzenden en ontvangen.
In het submenu dat nu verschijnt, selecteert u opnieuw de bovenste opdracht: Alles verzenden en ontvangen.
In plaats van deze twee stappen kunt u ook de sneltoets CTRL+M gebruiken of met de muis klikken op de knop Verzenden... in de werkbalk Standaardknoppen.
Uw computer gaat nu de verbinding met het Internet tot stand brengen. Dit "inbellen" verloopt bij de verschillende soorten Internetverbinding verschillend. Gebruikt u "kabel", ADSL of netwerk, dan merkt u hoogstwaarschijnlijk weinig of niets. Er verschijnt hooguit enkele seconden een klein berichtvenster op het scherm, dat weer verdwijnt zodra de verbinding werkt. Beschikt u over een ISDN verbinding dan duurt het inbellen iets langer, maar verder merkt u er ook weinig van.
De meest gebruikte soort Internet verbinding is momenteel nog steeds de "gewone" telefoonlijn. De verbinding tussen uw PC en de telefoonlijn wordt dan gevormd door een analoog modem.
Indien u gebruik maakt van een gewone telefoonlijn, dan verschijnt direct nadat u het "Verzenden" commando hebt gegeven, een nieuw venster, dat 'Inbelverbinding' heet. Dit venster vermeldt onder andere uw gebruikersnaam en uw wachtwoord. Verder zijn er de selectievakjes Wachtwoord opslaan en Automatisch verbinding maken en onderaan de knoppen Verbinding maken, Instellingen... en Off line werken.
Als het goed is, staan uw gebruikersnaam en wachtwoord al ingevuld en zijn de twee selectievakjes allebei aangevinkt. Als Automatisch verbinding maken niet is aangevinkt, doe dat dan alsnog en activeer daarna de knop Verbinding maken.
Bij een analoog modem merkt u heel duidelijk dat het inbellen begint. In de modem zit namelijk een klein luidsprekertje, dat tijdens het kiezen van het telefoon-nummer en het opbouwen van de verbinding met de provider, allerlei piep- ruis- en knerpgeluiden geeft. In de meeste gevallen zal na zo'n 20 seconden het geluid stoppen en is de verbinding tot stand gebracht.
Nu verschijnt een berichtvenster waarin te lezen staat, dat Outlook bezig is met het verzenden van berichten. Daarna controleert Outlook of er berichten voor u ontvangen zijn. Als dat zo is, dan worden deze berichten nu ook automatisch uit uw e-mail postbus gehaald en geplaatst in de map Postvak IN van Outlook. Als alle berichten verstuurd en ontvangen zijn, verbreekt Outlook automatisch de telefoonverbinding.
Alle berichten die u ontvangt, kunt u openen vanuit de berichtenlijst van Postvak IN.
Zorg dat de Windows focus in de Berichtenlijst van Postvak IN staat.
Indien u de Mappenlijst hebt uitgeschakeld, is dat automatisch het geval.
Selecteer met de PIJL OMLAAG en OMHOOG toetsen (of met de muis) in de berichtenlijst een recent, "nog niet gelezen" bericht. In de kolom Van: is aan het "gesloten enveloppe" pictogram te zien dat een bericht nog niet gelezen is.
Druk op ENTER of dubbelklik met de muis op het bericht.
Over het Outlook programmavenster opent een nieuw berichtvenster, dat sterk lijkt op het berichtvenster dat verschijnt als u een bericht gaat schrijven.
Van boven naar beneden weer een titelbalk, een menubalk en een knoppenbalk. Daaronder ook hier een berichtkop met de volgende informatie:
Van:
Hier staat de naam of het e-mail adres van de afzender.
Datum:
Op de tweede regel staan de datum en het tijdstip waarop het bericht door de afzender verzonden is. (Het tijdstip dat in de berichtenlijst bij het bericht wordt vermeld, is het tijdstip waarop u het van de provider hebt opgehaald!)
Aan:
Hier zal meestal uw eigen e-mail adres staan en eventueel nog andere adressen.
CC:
Op de vierde regel CC: staan e-mail adressen waaraan de afzender een kopie heeft gestuurd. Als uw eigen e-mail adres alléén in dit CC: vak staat en niet in het vak Aan:, dan is het bericht aan u alleen ter kennisgeving gestuurd. Als er geen CC adressen zijn opgegeven ontbreekt deze regel in de berichtkop.
Onderwerp:
Op de vierde (of vijfde) regel achter Onderwerp: staat de korte omschrijving, die de afzender bij het bericht heeft opgegeven.
Bijlage:
Als de afzender van het bericht een bijlage heeft meegestuurd, dan wordt op de laatste regel de naam en de bestandsgrootte van die bijlage vermeldt. Als het bericht geen bijlage bevat ontbreekt deze regel in de berichtkop.
Tekstveld
In het grote veld onder de berichtkop staat de tekst van het bericht.
Opmerking
* Als de afzender uw e-mail adres als BCC adres heeft opgegeven, dan staat uw e-mail adres noch bij Aan: noch bij CC: vermeld. Er ontstaat dus
geen kopje BCC in de berichtkop van een ontvangen bericht.
Met een vergrotingsprogramma kunt u uiteraard alle velden van de berichtkop en de inhoud van het tekstvenster lezen. Met een spraak- of braille-hulpmiddel is vooral het lezen van de berichttekst wat lastiger.
In het tekstvak van een ontvangen e-mail bericht is namelijk, net als bij een webpagina, geen cursor aanwezig. Dat betekent dat u soms niet, zoals u dat bij Word gewend bent, de tekst kunt lezen door de cursor door de tekst te sturen. Vooral als het bericht zo lang is dat het niet in één keer op het scherm past, kan het lezen met spraak problemen geven.
JAWS 4.01
Indien u werkt met JAWS 4.01 is het ontbreken van een cursor geen probleem. JAWS schakelt automatisch over naar de werkstand "virtuele cursor". Daardoor kan JAWS de hele tekst van het bericht regel voor regel lezen, alsof er een cursor aanwezig was. Ook met de leestoetsen van de brailleleesregel kunt u de hele tekst lezen. De tekst op het scherm schuift dan mee omlaag.
Supernova 4.50
Indien u met Supernova 4.50 werkt, begint de synthesizer het begin van het bericht voor te lezen. Als de tekst langer is dan het venster, dan stopt het voorlezen onderaan het scherm. De tekst schuift niet automatisch naar boven op. Wel kunt u met de PIJL OMLAAG toets verder in het bericht komen. Het verschuiven gaat dan helaas niet "regel voor regel".
Zo'n onregelmatige verschuiving met spraak volgen is ondoenlijk.
ZoomText Xtra level 2 versie 7.11
Indien u met ZoomText Xtra level 2 werkt, dan kunt u de berichtkop van het bericht
wel lezen met behulp van de TAB toets, maar de inhoud van het bericht niet. Het DocReader hulpprogramma is wèl bruikbaar. Druk na openen van het bericht op de DocReader sneltoets CTRL+SHIFT+R en de berichttekst verschijnt in
DocReader.
Tip
* Vooruitlopend op de volgende paragraaf 4.5 "Een bericht beantwoorden", melden we alvast dat er een "truc" mogelijk is, om een ontvangen bericht toch met spraak te lezen. Het volgende hoofdstuk beschrijft namelijk hoe u een antwoord kunt schrijven op een ontvangen e-mail bericht. Bij het lezen van het e-mail bericht is er weliswaar geen cursor aanwezig, maar zodra u een antwoord gaat schrijven wèl!
De truc is: druk op de sneltoets voor het beantwoorden van een bericht (CTRL+R) en er verschijnt een kopie van het bericht in een nieuw venster. In dat berichtvenster is wèl een cursor aanwezig, die u met de PIJL toetsen door het bericht kunt verplaatsen.
Daarmee is woord voor woord of regel voor regel lezen dus weer mogelijk. Sluit na lezen het antwoordbericht af met ESC en u komt terug in het oorspronkelijk ontvangen bericht. Sluit ook dat bericht met ESC en u komt weer terug in de berichtenlijst van Postvak IN.
4.5 Een bericht beantwoorden
E-mail is ideaal om korte vragen te stellen of afspraken te regelen. Het zal dan ook nogal eens voorkomen dat u wilt reageren op een bericht. Als u aan de afzender van een bericht een antwoord wilt sturen, dan kunt u dat natuurlijk doen door zelf een nieuw bericht te maken en daarin te refereren aan het ontvangen bericht.
Outlook heeft echter een makkelijker manier: u kunt het bericht beantwoorden vanuit het ontvangen bericht. Onmiddellijk na het lezen dus. Dat heeft twee voordelen:
u hoeft het e-mail adres van de afzender niet meer te typen. Dat wordt automatisch overgenomen in het vak Aan:. Ook wordt de tekst van het oorspronkelijke bericht automatisch overgenomen in het antwoord. Daardoor is het voor de ontvanger van uw antwoord duidelijk op welk bericht u reageert.
U kunt een bericht beantwoorden vanuit de berichtenlijst van Postvak IN of vanuit het bericht zelf, als dat nog geopend is.
Selecteer in de berichtenlijst van Postvak IN een bericht waarop u een antwoord wilt schrijven.
Open eventueel dat bericht. (Deze stap kunt u dus overslaan!)
Activeer in menu Bericht de opdracht Afzender beantwoorden of klik op de knop Beantwoorden in de werkbalk of gebruik de sneltoets CTRL+R (de 'R' van "reply").
Outlook opent nu een nieuw berichtvenster met in de titelbalk het onderwerp van het oorspronkelijke bericht, voorafgegaan door de letters "Re:". Ook hier staat "Re" uiteraard weer voor
Reply, antwoord.
In de berichtkop staat bij Aan: het e-mailadres van de afzender al ingevuld. Uiteraard kunt u in de velden CC: en BCC: nog andere adressen invullen, als u dat nodig vindt. In het veld Onderwerp kunt u de tekst "Re: 'oorspronkelijk onderwerp'" nog wijzigen.
De cursor staat in het tekstveld van het bericht, helemaal bovenaan. Dat is de meest logische plek om uw antwoord te typen.
Een paar regels lager staat:
"----- Oorspronkelijk bericht -----".
Daaronder staat de berichtkop van het oorspronkelijke bericht. Een paar regels lager volgt dan de tekst van het oorspronkelijke bericht.
Typ een antwoord bovenaan in het tekstveld.
Uw antwoord is dan als eerste zichtbaar voor de ontvanger.
Als uw antwoordbericht klaar is, slaat u het op in de map Postvak UIT, met de opdracht Bericht verzenden in menu Bestand.
Of u gebruikt een van de sneltoetsen ALT+S of CTRL+ENTER.
Daarna dient u het bericht uiteraard nog te verzenden.
Als de afzender een vraag heeft gesteld aan verschillende personen, dan is het vaak handig als de andere ontvangers van die vraag weten dat ú al geantwoord hebt en ook
wat u geantwoord hebt. Vaak zullen zij dan niet meer hoeven te reageren.
Het is met Outlook eenvoudig mogelijk uw antwoord aan alle ontvangers van het bericht te sturen. "Allen" beantwoorden dus.
Selecteer het bericht waarop u een antwoord wilt schrijven uit de berichtenlijst van Postvak IN, of voer de volgende stappen uit, vanuit het ontvangen bericht.
Activeer in menu Bericht de opdracht Allen beantwoorden of klik op de knop Allen beantwoorden in de werkbalk of gebruik de sneltoets
CTRL+SHIFT+R.
Typ een antwoord bovenaan in het tekstveld, dus boven de oorspronkelijke tekst.
Als uw antwoordbericht klaar is, slaat u het op in de map Postvak UIT, met de opdracht Bericht verzenden in menu Bestand.
Of u gebruikt een van de sneltoetsen ALT+S of CTRL+ENTER.
Opmerking
* Met de opdracht "Allen beantwoorden" stuurt u een antwoord naar de afzender van het oorspronkelijke bericht en aan al diegenen die door de afzender in de vakken Aan: en CC: zijn opgegeven. E-mail adressen die de afzender in het adresvak BCC: had geplaatst krijgen uw antwoord niet.
Een andere handeling die u wellicht met een ontvangen bericht zult willen doen, is het doorsturen van het bericht aan iemand anders. Outlook heeft ook voor doorsturen een ingebouwde functie, die sterk lijkt op het beantwoorden van een bericht. Ook nu wordt de tekst van het oorspronkelijke bericht automatisch overgenomen in het nieuwe bericht.
Selecteer in de berichtenlijst een bericht dat u wilt doorsturen.
U kunt het bericht openen met ENTER, maar dat hoeft dus niet!
Activeer in menu Bericht de opdracht Doorsturen of klik op de knop Doorsturen in de werkbalk of gebruik de sneltoets CTRL+F (de 'F' van "forward", verder sturen).
Outlook opent nu een nieuw berichtvenster, met in de titelbalk het onderwerp van het oorspronkelijke bericht, voorafgegaan door de letters "Fw:". Door deze toevoeging is het voor de ontvanger van uw bericht direct duidelijk dat het een doorgestuurd bericht is. De cursor staat automatisch in de berichtkop bij invoerveld Aan:.
Vul in het invoerveld Aan: het e-mailadres of adressen in van de personen aan wie u het bericht wilt doorsturen.
Vul eventueel de velden CC: en BCC: in.
In het veld Onderwerp kunt u eventueel de tekst "Fw: 'oorspronkelijk onderwerp'" wijzigen.
Druk nog een keer op TAB.
De cursor staat nu bovenaan in het tekstveld van het bericht. U kunt hier een boodschap typen aan de ontvanger, bijvoorbeeld om aan te geven waarom u het bericht hebt doorgestuurd.
Een paar regels lager staat ook nu:
"----- Oorspronkelijk bericht -----",
met daaronder de berichtkop van het oorspronkelijke bericht en een paar regels lager de tekst van het oorspronkelijke bericht.
Als het bericht klaar is, slaat u het op in Postvak UIT, waarna u het kunt verzenden.
De Berichtenlijst is het belangrijkste deelvenster van het Outlook scherm. Deze lijst toont alle berichten die in een bepaalde map staan. Per bericht wordt één regel gebruikt. Steeds is één regel, dus één bericht geselecteerd.
De Berichtenlijst bestaat standaard uit zes kolommen, waarin bepaalde kenmerken van de berichten worden aangegeven. Van links naar rechts zijn dit: Prioriteit, Bijlage, Markeren, Van, Onderwerp en Ontvangen.
De samenstelling en volgorde van deze kolommen kunt u desgewenst zelf aanpassen.
In de zes kolommen vindt u de volgende kenmerken van berichten:
1. Prioriteit
Dit is een smalle kolom waarin alléén pictogrammen kunnen voorkomen. Ook de kop van de kolom bevat alleen een pictogram: een uitroepteken.
Als de afzender van een e-mail bericht het belangrijk vindt, dat u juist dat bericht met de meeste spoed zult lezen, dan kan hij of zij het bericht de prioriteit "Hoog" meegeven. In de berichtenlijst valt dat bericht dan extra op, doordat in de eerste kolom vóór het bericht, een rood uitroepteken zichtbaar is.
Outlook kent drie verschillende prioriteitsniveau's: Hoog, Normaal en Laag. Heeft een bericht de prioriteit "Hoog", dan wordt in deze kolom een rood uitroepteken zichtbaar. Bij prioriteit "Laag" verschijnt een blauwe, omlaag wijzende pijl. Bij prioriteit Normaal is geen pictogram zichtbaar.
Prioriteit heeft alleen een "signaalwaarde". Er is niets dat u ertoe verplicht dat bericht ook ècht met de meeste spoed te openen. Het bericht wordt ook niet sneller verzonden dan andere berichten.
2. Bijlage
Ook de tweede kolom is een smalle kolom waarin alleen pictogrammen kunnen voorkomen. De bedoeling van deze kolom is aan te geven of het bericht een bijlage bevat of niet. Een bijlage is een computerbestand dat door de afzender met het bericht is meegestuurd. In de kop van de kolom staat een pictogram dat een paperclip voorstelt. Berichten die een of meer bijlagen bevatten, hebben in deze kolom een paperclip pictogram. Bij berichten zonder bijlage is de kolom leeg.
3. Markeren
De derde kolom "Markeren" heeft in de kop een pictogram dat een wapperend vlaggetje voorstelt. Ook deze kolom bevat alleen pictogrammen. U kunt als ontvanger van het bericht de kolom Markeren gebruiken, om een markeringsteken bij een belangrijk bericht te plaatsen. Zodat u naderhand het bericht weer snel terug kunt vinden in de lijst. Een bericht dat u markeert, krijgt een rood vlaggetje in de derde kolom.
4. Van
De vierde kolom is een belangrijke, want deze geeft de afzender van het bericht aan. De kolom bevat zowel een pictogram (vooraan), alsook tekst. In tekstvorm staat hier de volledige naam van de afzender of zijn of haar e-mail adres.
Aan het pictogram in de kolom "Van" is te zien welke "status" een bericht heeft:
* Als het bericht nog niet gelezen is, ziet het pictogram er uit als een gesloten enveloppe. Tevens is dan alle tekst in de kolom Van en in de volgende kolom Onderwerp, vetgedrukt.
* Zodra u het bericht gelezen hebt, verandert het pictogram in een geopende enveloppe. De tekst in de kolommen Van en Onderwerp is dan niet meer vetgedrukt.
* Als in het pictogram óver de geopende enveloppe een naar links wijzende pijlkop zichtbaar is, betekent dit dat u een antwoord op dit bericht gestuurd hebt aan de afzender.
* Is in het pictogram óver de geopende enveloppe een naar rechts wijzende pijlkop zichtbaar, dan hebt u het bericht doorgestuurd aan iemand anders.
5. Onderwerp
Ook de vijfde kolom Onderwerp is erg belangrijk. Het is gebruikelijk dat de afzender van een e-mail bericht "kort en bondig" aangeeft waar het bericht over gaat. Dat onderwerp is dan in deze kolom zichtbaar in de Berichtenlijst. Daardoor kunt u nog vóórdat u het bericht opent, zien waar het over gaat. In paragraaf 4.1 is al behandeld hoe u bij het schrijven van een bericht een onderwerp kunt opgeven.
6. Ontvangen
De zesde kolom bevat de datum en het tijdstip waarop het bericht ontvangen is. Nuttig om een bericht terug te vinden in de lijst, als u nog ongeveer weet wanneer u het ontvangen hebt.
Opmerking
* De pictogrammen die voor kunnen komen in de eerste vier kolommen, kunnen een probleem betekenen als u met spraak of braille werkt. Helaas zijn niet alle hulpmiddelen in staat deze pictogrammen te "vertalen" in tekst. Op het moment van schrijven van deze cursus bleek alleen JAWS 4.01 in staat de belangrijkste pictogrammen te benoemen. Als u een bericht in de berichtenlijst selecteert, geeft JAWS in spraak aan of het een ongelezen, beantwoord of doorgestuurd bericht betreft. Reeds gelezen berichten worden niet benoemd. Dus als u alleen de naam van de afzender hoort, zonder voorafgaande beschrijving, dan is het bericht al gelezen.
Helaas melden ZoomText Xtra level 2, versie 7.11 en Supernova versie 4.50 deze pictogrammen niet.
Een bericht met prioriteit "Hoog" of "Laag" krijgt in de berichtenlijst een "markering" in de vorm van een rood uitroepteken of een blauwe omlaag wijzende pijl.
Ook in het berichtvenster van het geopende bericht is te zien dat het bericht een afwijkende prioriteit heeft. Boven de berichtkop staat dan een balk met daarin de tekst "Dit bericht heeft de prioriteit Hoog (of Laag)".
Ook na verzenden blijft in uw eigen map 'Verzonden items' een rood uitroepteken of een blauwe pijl voor het verzonden bericht staan.
Begin met het schrijven van een nieuw bericht. (Bijvoorbeeld met sneltoets
CTRL+N.), Vul de adresgegevens in en schrijf het bericht.
Open nu menu Bericht en hierin het submenu Prioriteit instellen.
Kies in dit submenu een van de prioriteiten Hoog, Standaard of Laag.
Sla het bericht op en verstuur het.
Opmerkingen
* Als u muisgebruiker bent, kunt u in plaats van de stappen 3 en 4 via het menu, ook de knop Prioriteit op de werkbalk gebruiken. Bij de eerste "klik" wordt de prioriteit Hoog. Bij de tweede "klik" wordt de prioriteit Laag en bij de derde keer klikken weer Normaal.
* Outlook Express heeft helaas geen sneltoetsen voor het instellen van prioriteit.
In paragraaf 4.8 is beschreven dat de Berichtenlijst ook een kolom Markeren bevat, waarin de ontvanger van een bericht een markeringsteken kan plaatsen bij een belangrijk bericht. Er verschijnt dan in kolom 3 een "vlaggetje".
In de berichtenlijst is deze markering dus erg visueel: alleen een pictogram. Als u een gemarkeerd bericht opent, bevat het berichtvenster
boven de berichtkop een balk, met daarin de tekst "Dit bericht is gemarkeerd".
Als u uitsluitend met braille of spraak werkt, zult u deze optie waarschijnlijk nooit gebruiken.
Selecteer een bericht in de berichtenlijst van Postvak IN.
U hoeft het bericht niet te openen. De volgende stappen blijven gelijk.
Open menu Bericht, kies de opdracht Bericht markeren en druk op ENTER.
In kolom 3 van de berichtenlijst verschijnt een vlaggetje. In het bericht zelf verschijnt de balk met de tekst "Dit bericht is gemarkeerd".
Tip
* Op dezelfde wijze kunt u de markering van een bericht ook weer verwijderen.
Opmerkingen
* Een bericht markeren is alléén mogelijk via menu Bericht. Er is geen knop voor Markeren op de werkbalk en Outlook heeft ook geen sneltoets voor deze functie.
* De optie Markeren van Outlook Express wijkt af van de soortgelijke optie Opvolgen in Microsoft Outlook. Bij Outlook Express kan alléén de ontvanger bij een bericht één soort markering plaatsen. Bij Microsoft Outlook kan gekozen worden uit acht verschillende markeringen, zoals "Ter informatie", "Geen antwoord" of "Controleren". Bovendien kan bij Microsoft Outlook zowel de verzender als de ontvanger van een bericht deze markeringen bij een bericht aanbrengen.
5.1 Een bijlage meesturen
Een bijzonder handige mogelijkheid van e-mail is dat u met een e-mail bericht een bijlage kunt meesturen. Zo'n bijlage kan een willekeurig computerbestand zijn. Bijvoorbeeld een tekstdocument dat u geschreven hebt met Microsoft Word. Maar ook andere soorten bestanden kunnen als bijlage gebruikt worden. Een foto of tekening, een stuk muziek, een werkblad van een rekenprogramma of zelfs een compleet nieuw computerprogramma.
Uiteraard kunt u ook méér dan één bestand aan uw e-mail bericht koppelen. Soms echter zal uw provider een maximum stellen aan de totale grootte van het bericht. En als u geluidsbestanden of foto's gaat versturen is zo'n maximum gauw bereikt!
Begin met het schrijven van een nieuw bericht.
Vul een e-mail adres in bij Aan:.
Geef een korte beschrijving bij Onderwerp:.
Typ de tekst van uw bericht.
Open nu menu Invoegen en kies de opdracht Bijlage....
Als u met de muis werkt kunt u ook klikken op de knop Bijlage (een blauwe paperclip) in de werkbalk. De sneltoets voor het invoegen is alt plus letter i.
Het dialoogvenster 'Bijlage invoegen' dat nu verschijnt, lijkt sterk op het dialoogvenster 'Openen' van Word. Het bevat een invoerveld Bestandsnaam: waarin de cursor staat te knipperen. Boven dit invoerveld is de bestandenlijst aanwezig, waarin (een deel van) de
bestanden in de huidige map wordt weergegeven.
Let wel: we hebben het nu dus niet over berichtmappen van Outlook, maar over mappen met bestanden op uw harde schijf.) Helemaal bovenaan in dit dialoogvenster staat de keuzelijst Zoeken in:. Via deze keuzelijst kunt u wisselen naar een andere map of naar een andere geheugenschijf, zoals een floppy.Selecteer een bestand, bijvoorbeeld een Word document.
Druk op ENTER of klik op de knop Bijlage, rechtsonder in het dialoogvenster.
Het dialoogvenster sluit en in het berichtvenster wordt nu een extra regel toegevoegd, onderaan de berichtkop.
Achter Bijlage: staat de naam van het bestand, dat u hebt bijgevoegd. Daarachter staat tussen haakjes de bestandsgrootte.
Op de gebruikelijke manier kunt u nu het bericht opslaan in Postvak UIT en vervolgens verzenden.
Opmerking
* Sommige mensen schrijven korte berichten met Word en versturen die dan als bijlage bij een e-mail bericht, dat overigens leeg is. Dat is verkeerd gebruik van de bijlage functie! Het openen en weer sluiten van de bijlage vergt immers een paar extra handelingen en uw e-mail bericht wordt zo dus moeilijker toegankelijk!
Gebruik de "Bijlage" optie alléén als het nodig is dat de geadresseerde dat bestand in de originele vorm ontvangt. U kunt een tekst, die u al eerder met Microsoft Word hebt geschreven en nu wilt gebruiken in een e-mail bericht, beter met "kopiëren en plakken" in dat bericht invoegen.
Als een ontvangen e-mail bericht een of meer bijlagen bevat, dan staat in kolom 2 van de berichtenlijst het al eerder genoemde "paperclip" pictogram. Met het bijgevoegde bestand kunt u in principe twee dingen doen: het bestand direct vanuit het bericht openen, of het bestand opslaan en pas naderhand openen.
Selecteer in de berichtenlijst van Postvak IN een bericht met een bijlage.
Open het bericht met ENTER of door erop te dubbelklikken.
Druk vijf maal op TAB.
Na de eerste druk op TAB verschijnt de cursor achter de naam van de afzender in het vak Van:. Met de volgende "TAB's" doorloopt de cursor de andere regels van de berichtkop. Als laatste komt de focus in het tekstvak Bijlage:.
Als het bericht één bijlage bevat, dan is dat bestand nu geselecteerd. Zijn er verschillende bijlagen, dan kunt u met PIJL RECHTS of LINKS de juiste kiezen.
Druk nu op ENTER.
Makkelijker is het om vanuit het geopende mailtje eenmaal shift tab te doen zodat u meteen in het bijlage veld staat.
Windows zal nu proberen de bijlage te openen. Als de bijlage een Word bestand is, zal uiteraard Word gestart moeten worden om de tekst te kunnen lezen. Is de bijlage een geluidsbestand, dan zal bijvoorbeeld Windows Media Player gestart moeten worden.
Meestal kan Windows zelf aan de hand van de "extensie" bepalen, welk programma gestart moet worden om de bijlage te openen.
Soms vindt Outlook het verstandiger de bijlage niet onmiddellijk te openen. Na het drukken op ENTER bij stap 4 verschijnt dan het dialoogvenster: 'Waarschuwing bij openen van bijlage'. Dit dialoogvenster bevat de keuzerondjes Openen en Opslaan op schijf. Standaard staat Opslaan op schijf gekozen.
Druk op PIJL OMHOOG om keuzerondje Openen te kiezen.
Druk op TAB.
De focus staat nu op een selectievakje genaamd: Altijd waarschuwen alvorens bestanden van dit type te openen. Standaard is dit vakje aangevinkt. Als u regelmatig dezelfde soort bestanden ontvangt van een vertrouwde "bron", dan kunt u voor dat type bestanden de waarschuwing uitschakelen door het vinkje "uit" te zetten.
Druk op SPATIE om het vinkje "uit" te zetten.
Ga met TAB naar de knop OK en druk op ENTER.
Het bestand wordt nu geopend. In het vervolg zal dit dialoogvenster niet meer verschijnen bij bestanden van hetzelfde type.
Opmerking
* Direct openen van een bijlage kunt u het best alléén doen bij bekende bestanden van een vertrouwde afzender. Bedenk bij de term "vertrouwd" wel, dat ook een goede bekende van u, een virus opgedaan kan hebben, zonder dat hij of zij het weet.
In plaats van een bijlage direct vanuit het e-mail bericht te openen kunt u het ook eerst als bestand op schijf opslaan. Dat geeft u de gelegenheid het bestand eerst te scannen op virussen voorrdat u het opent.
Selecteer in de berichtenlijst van Postvak IN een bericht met een bijlage.
Open het bericht met ENTER of door erop te dubbelklikken.
Druk vijf maal op TAB om de focus in het tekstvak Bijlage: te plaatsen.
Selecteer eventueel het gewenste bestand met PIJL RECHTS of LINKS.
Druk nu niet op ENTER maar op de SNELMENUTOETS of de toetscombinatie SHIFT+F10.
Er verschijnt een submenu.
Kies in dit menu de opdracht Opslaan als....
Er verschijnt een dialoogvenster 'Bijlage opslaan als'. De oorspronkelijke bestandsnaam staat ingevuld in het tekstvak Bestandsnaam:. U kunt de naam veranderen als dat nodig is.
In het dialoogvenster kunt u met behulp van de keuzelijst Opslaan in ook de map kiezen waarin u het bestand wilt opslaan.
Druk tenslotte op ENTER of klik op de knop Opslaan.
Andere methode is om vanuit het geopende mailtje via alt een paar maal pijl omlaag de optie bijlage opslaan te selecteren.
Opmerkingen
* Als u eerst geprobeerd hebt het bestand te openen, zoals beschreven in paragraaf 5.2, dan kunt u het bestand alsnog opslaan, als het dialoogvenster 'Waarschuwing bij openen van bijlage' verschijnt. U krijgt dan hetzelfde dialoogvenster 'Bijlage opslaan als'.
* Zoals eerder gezegd is het niet altijd verstandig om een bijlage direct vanuit het e-mail bericht te openen. Een bestand dat als bijlage is meegestuurd zou immers een virus kunnen bevatten. Om die reden raden wij u aan bijlagen van onbekende afzenders NOOIT zomaar te openen. Sterker nog: we zouden u zelfs willen aanraden e-mail berichten van onbekende afzenders ongelezen weg te gooien!
* Als een bericht verschillende bijlagen bevat kunt u die met één opdracht in het snelmenu tegelijk opslaan: Alles opslaan.... Vreemd genoeg ziet het dialoogvenster 'Bijlagen opslaan' er heel anders uit dan het dialoogvenster 'Bijlage opslaan als'!
Outlook is niet alleen een programma waarmee u e-mail berichten schrijft en leest, het is tevens een archief voor al uw e-mail.
Als u vaak met e-mail werkt, kan het aantal berichten in Postvak IN en in Verzonden items aardig oplopen. Met als gevolg dat het terugvinden van juist
dat ene berichtje wel eens lastig kan worden. Net als met uw Word documenten kan het dan handig zijn, als u uw berichten op onderwerp gesorteerd kunt opslaan in verschillende mappen.
Met Outlook Express kunt u zelf berichtmappen aanmaken en die mappen logische namen geven. U kunt mappen maken op hetzelfde "niveau" als de vijf bestaande mappen of als submappen onder de mappen Postvak IN of Verzonden items.
Open menu Bestand, kies hierin het submenu Map en activeer de opdracht Nieuw.... U kunt ook de sneltoets CTRL+SHIFT+E gebruiken.
Het dialoogvenster 'Map maken' opent. De cursor staat in het invoerveld Mapnaam:.
Typ een naam voor de map, die voor u duidelijk aangeeft welk (soort) berichten u in die map gaat opslaan. Druk nog niet op ENTER.
Druk eenmaal op TAB.
De focus verplaatst zich naar een Mappenlijst die zich bevindt onder het invoerveld Mapnaam:.
Selecteer met de PIJL toetsen in deze Mappenlijst de map waarin u de nieuwe map wilt plaatsen, bij voorbeeld Postvak IN.
Als u een map wilt maken op het hoogste niveau, dus naast de vijf standaard mappen, selecteer dan in deze Mappenlijst de regel "Lokale mappen". De nieuwe map wordt dan een submap van de hoofdmap.
Druk op ENTER. De nieuwe map is nu gemaakt en verschijnt in de Mappenlijst.
Opmerking
* Als u op enig moment een map wilt verwijderen dan is dat mogelijk via de Mappenlijst (CTRL+Y). Selecteer de map die u wilt verwijderen en druk op DELETE. Outlook zal u vragen of u zeker weet dat u de map en zijn inhoud wilt verwijderen. Een verwijderde map komt als submap onder de map Verwijderde items terecht.
Na het aanmaken van een nieuwe map zoals behandeld in paragraaf 5.4, is de volgende stap uiteraard: berichten selecteren en verplaatsen naar die nieuwe map.
Selecteer in de berichtenlijst een bericht dat u wilt verplaatsen.
Open menu Bewerken en activeer de opdracht Naar map verplaatsen.... U kunt ook de sneltoets CTRL+SHIFT+V gebruiken.
Het dialoogvenster 'Verplaatsen' opent. Hierin vindt u weer de bekende lijst van mappen.
Selecteer de map waarnaar u het bericht wilt verplaatsen.
Druk op ENTER.
Het bericht "verhuist" van de oorspronkelijke map naar de nieuwe.
Gebruik de opdracht Ga naar map... van menu Beeld (of sneltoets CTRL+Y) om naar de nieuwe map te wisselen.
Controleer of het verplaatste bericht inderdaad in die map terecht is gekomen.
Wissel terug naar Postvak IN met CTRL+I.
Opmerking
* U kunt een groepje berichten tegelijk verplaatsen naar een andere map. Als de berichten die u wilt verplaatsen "aaneengesloten" staan, kunt u het hele groepje selecteren met SHIFT+PIJL OMLAAG (of OMHOOG) toetsen. Als alle berichten uit een map verplaatst moeten worden, kunt u de opdracht Alles selecteren uit menu Bewerken gebruiken, of de sneltoets
CTRL+A.
6.1 Inleiding
Het Adresboek maakt het u mogelijk, al die lastig te onthouden e-mail adressen van kennissen en relaties, netjes op te bergen in een lijst, die automatisch door Outlook Express geraadpleegd kan worden.
Omdat het Adresboek programma vanuit Outlook kan worden gestart, lijkt het alsof Adresboek een onderdeel van Outlook is, maar dat is in feite niet zo. Adresboek is een standaard onderdeel van WINDOWS. Het kan zowel in combinatie met e-mail, alsook zelfstandig gebruikt worden.
U gebruikt het adresboek op de volgende manier:
U voert éénmalig alle namen en e-mail adressen van uw kennissen en relaties in.
* Daarna kunt u bij het schrijven van een e-mail bericht, in het adresvak Aan: gewoon de naam van de geadresseerde typen. Dus bijvoorbeeld alleen maar "Jan Jansen", of zelfs kortweg "Jan" in plaats van Jan.Jansen@hetnet.nl.
* Bij het verzenden van het bericht zorgt Outlook ervoor dat het juiste e-mail adres uit het Adresboek wordt gebruikt.
Binnen het Adresboek kunt u verschillende mappen aanmaken, zodat u familieleden en zakelijke relaties gescheiden kunt houden.
Als u regelmatig e-mail berichten stuurt aan een vaste groep mensen, dan kunt u de namen van die contactpersonen onderbrengen in een groep en die groep een toepasselijke naam geven. Bij het opstellen van uw e-mail bericht hoeft u in het adresvak Aan: dan alleen die groepsnaam te typen en alle leden van de groep ontvangen automatisch uw bericht.
Zoals gezegd kan het Adresboek heel veel verschillende gegevens van uw contactpersonen bevatten, zoals: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoon en faxnummers, ook voor mobiele telefoon. Zowel privé als zakelijke gegevens van dezelfde contactpersoon en zelfs de naam van de partner, hun kinderen en verjaardagen. En uiteraard, verschillende e-mail-adressen.
Behalve het opzoeken van een bepaalde contactpersoon in het adresboek kunt u de gegevens in het adresboek ook gebruiken om adreslijsten op te stellen. Bijvoorbeeld om daarmee adresstickers te maken. Dat laatste kan echter niet rechtstreeks vanuit het Adresboek. U zult daarvoor de functie "samenvoegen" van Word moeten gebruiken.
Om "Adresboek" als zelfstandig programma te starten kiest u in het Start menu de opdracht Programma's en vervolgens in het submenu Bureauaccessoires de opdracht Adresboek.
U kunt het Adresboek openen vanuit het programmavenster van Outlook of vanuit het berichtvenster van een bericht.
Activeer in het menu Extra, de opdracht Adresboek..., of klik op de knop Adressen op de Werkbalk of gebruik de sneltoets CTRL+SHIFT+B.
Het programmavenster van Adresboek bestaat uit de volgende onderdelen:
Titelbalk
Deze staat zoals gebruikelijk geheel bovenaan. Meestal staat in de titelbalk: 'Adresboek - Hoofdidentiteit'.
Menubalk
Deze bevat de menu's Bestand, Bewerken, Beeld, Extra en Help.
Werkbalk
Deze bevat knoppen (pictogrammen) voor de opdrachten Nieuw, Eigenschappen, Verwijderen, Personen zoeken, Afdrukken en Actie.
Mappen en groepenlijst
Onder de werkbalk links, in een verticale kolom, de lijst van de verschillende mappen en groepen waaruit het adresboek bestaat.
Zoekveld
Rechtsboven (onder de werkbalk) is in één regel een tekstvak aanwezig, waarvoor de tekst: Type een naam of selecteer een naam in de lijst: staat. Met behulp van dit tekstvak kunt u een contactpersoon opzoeken in het Adresboek.
Contactpersonenlijst
De rest van de brede kolom onder het Zoekveld is de lijst waarin, in een aantal kolommen, de belangrijkste gegevens van uw contactpersonen staan.
Statusbalk
De onderste regel van het venster is een statusbalk waarin onder andere wordt aangegeven hoeveel contactpersonen in de geselecteerde map staan.
Opmerkingen
* Net als bij een berichtvenster kan het gebeuren dat het adresboekvenster "klein" geopend wordt. Maximaliseren werkt ook hier maar éénmalig. Gebruik dus de muis of de opdracht Formaat wijzigen in het systeemmenu, om het venster voldoende groot te maken.
* De term "Hoofdidentiteit" op de titelbalk wordt weergegeven als u de enige gebruiker van Outlook op de computer bent. Gebruikt u de computer samen met anderen en wilt u niet dat uw e-mail berichten en die van huisgenoten "door elkaar" raken, dan kunt u in Outlook "identiteiten" instellen. Vraag een ervaren computergebruiker om hulp bij het instellen van identiteiten, als u uw computer deelt met anderen.
Als u geen onderscheid maakt tussen zakelijke relaties en privé kennissen en dus alle contactpersonen in één map bewaard, dan kunt u het best de kolom "Mappen en groepen" uitschakelen. De adressenlijst neemt dan de hele breedte van het adresboekvenster in beslag.
Ook de statusregel kunt u zonder problemen van het scherm verwijderen. En als u niet met de muis werkt, is de werkbalk ook overbodige luxe.
Open menu Beeld.
De bovenste drie opdrachten in dit menu zijn Werkbalk, Statusbalk en Mappen en groepen.
Selecteer de opdracht Werkbalk en druk op ENTER of "klik" erop met de muis.
De werkbalk verdwijnt van het scherm en het menu sluit.
Open opnieuw menu Beeld, selecteer de opdracht Statusbalk en druk op ENTER. Of gebruik weer de muis.
De statusbalk verdwijnt en het menu sluit weer.
Open, als u niet met verschillende mappen en groepen werkt, voor de derde keer het menu Beeld, selecteer Mappen en groepen en druk op ENTER.
De kolom links waarin de verschillende mappen staan verdwijnt en het menu sluit weer.
Het Adresboek programmavenster omvat nu alleen nog de titelbalk, de menubalk, het zoekveld en de contactpersonenlijst.
Schrijf vóórdat u begint een aantal namen van kennissen of familieleden op, met hun e-mail adressen. U kunt voor de oefening ook namen en e-mail adressen "verzinnen" of een lijstje voorbeeldnamen aan uw docent vragen.
Voer in ieder geval ook als "voorbeeld" contactpersoon "Jan Jansen" in.
Start (indien nodig) het Adresboek programma vanuit Outlook.
Open het menu Bestand, selecteer de bovenste opdracht Nieuwe contactpersoon... en druk op ENTER. U kunt ook CTRL+N gebruiken.
Het dialoogvenster 'Eigenschappen voor ...' opent. Dit venster heeft maar liefst zeven tabbladen. Het tabblad 'Naam' verschijnt automatisch als eerste. Gelukkig is dit ook het enige tabblad dat u nodig hebt. Er staat een cursor in het tekstvak Voornaam:.
Typ de voornaam van uw contactpersoon. Gebruik "Jan" als eerste voorbeeld.
Merk op dat de naam die u typt niet alleen in het tekstvak Voornaam: verschijnt, maar ook in de titelbalk van het dialoogvenster, achter 'Eigenschappen voor ...'.
Druk op TAB.
De cursor komt nu in het tekstvak 2e naam:. Typ hier eventueel een tweede voornaam. Ook deze verschijnt direct in de titelbalk.
Druk weer op TAB.
De cursor springt naar het tekstvak Achternaam:.
Typ de achternaam van uw contactpersoon. Gebruik "Jansen" als voorbeeld. Deze naam verschijnt tevens als laatste in de titelbalk.
Druk nu vier keer op TAB.
De cursor passeert achtereenvolgens de tekstvakken Titel:, Weergave: en Bijnaam: en belandt dan in een tekstvak genaamd E-mailadressen:.
Typ hier het e-mail adres van uw contactpersoon.
Gebruik: Jan.Jansen@hxtnet.nl voor het voorbeeld. Pas op voor typfouten!
Druk weer op TAB.
Nu komt de focus op de knop Toevoegen.
Druk op ENTER.
Het door u opgegeven e-mail adres verhuist nu naar een groot tekstvak onder het tekstvak E-mailadressen:. Er komt automatisch de toevoeging "(Standaard e-mail)" achter te staan. Tegelijkertijd springt de cursor terug naar het tekstvak E-mailadressen: dat nu weer leeg is.
Verplaats de focus naar de OK knop door zes keer op TAB te drukken en druk dan op ENTER. Muisgebruikers kunnen op de OK knop klikken.
Als het Adresboek een aantal namen en e-mail-adressen van contactpersonen bevat, dan kunt u deze namen direct gebruiken bij het opstellen van een bericht in Outlook.
In plaats van een e-mail adres kunt u in de adresvelden Aan:, CC: of BCC: nu gewoon de voor- en achternaam van de geadresseerde typen.
Ook kunt u namen invullen in de adresvelden, door deze op te zoeken in het Adresboek. Deze werkwijze zult u meestal gebruiken als u hetzelfde bericht aan meer personen wilt sturen. Als u slechts één e-mail adres uit het adresboek nodig hebt, werkt "gewoon typen" meestal sneller.
Begin met het schrijven van een nieuw bericht.
Typ in het tekstveld Aan: een naam die voorkomt in het Adresboek.
Typ eventueel ook namen of e-mail adressen in de velden CC: en BCC:.
Schrijf het bericht en sla het op de gebruikelijke manier op.
Opmerkingen
* In het adresveld typt u nu dus de werkelijke naam van uw contactpersoon. Het corresponderende e-mail adres, dat in het Adresboek staat, krijgt u niet te zien!
* Uiteraard blijft het gewoon mogelijk in de adresvelden een e-mail adres te typen. Ook door elkaar met "echte" namen uit het Adresboek. Denk wel steeds aan de "punt-komma" tussen de verschillende adressen.
Als u een e-mail adres, dus met een apenstaartje erin, invult in één van de adresvelden, kan Outlook niet controleren of dat adres werkelijk bestaat. Alleen als u een "bestaand" e-mail adres volkomen foutloos invult, zal uw bericht bij de geadresseerde aankomen. Zoniet, dan is uw bericht "onbestelbaar". Een "echte" postbode zal nog eens over een niet helemaal correct gespelde straatnaam heen lezen. E-mail doet dat beslist niet!
Een extra reden dus om gebruik te maken van het Adresboek. U hoeft de gegevens van de geadresseerde dan maar één keer foutloos in te voeren.
Maar ook als een contactpersoon foutloos in het Adresboek voorkomt, kunt u bij het typen van zijn of haar naam in het bericht een typfout maken.
Begin met een nieuw e-mail bericht aan "Jan Jansen".
Typ in het tekstveld Aan: nu niet "Jan Jansen" maar "Jan Jensen". Verander dus de "a" in Jansen in een "e".
Vul een onderwerp in en schrijf een kort bericht.
Sla het bericht weer op met CTRL+ENTER.
Nu verschijnt een dialoogvenster met de titel 'Namen controleren'. Bovenin dit venster staat de tekstregel: "Geen overeenkomst gevonden voor Jan Jensen". De focus in dit dialoogvenster staat op een knop genaamd Meer namen weergeven.
Druk op ENTER of klik met de muis op de knop Meer namen weergeven.
Er opent weer een nieuw dialoogvenster met dezelfde titel "Namen controleren'.
In dit dialoogvenster is een deel van de lijst van contactpersonen uit het Adresboek zichtbaar. De contactpersoon die het meest lijkt op de naam die u getypt hebt, staat geselecteerd. In principe moet dat dus "Jan Jansen" zijn. Helaas krijgt u deze lijst niet direct te zien als u met spraak of braille werkt. In dit nieuw geopende dialoogvenster staat de focus namelijk eerst in een invoerveld met de omschrijving Selecteer wie u bedoelt met Jan Jensen.
Druk driemaal op TAB.
Nu komt de focus in de lijst van contactpersonen. Daarin is Jan Jansen geselecteerd.
Als u constateert dat de geselecteerde naam degene is die u had bedoeld, druk dan nu op ENTER.
Zo niet, dan kunt u met PIJL OMHOOG of PIJL OMLAAG een andere contactpersoon kiezen en dan alsnog op ENTER drukken.
Uw e-mail bericht wordt nu met de juiste adressering opgeslagen in Postvak UIT.
Opmerking
* Er zit een potentieel gevaar in het gebruik van Adresboek. Stel dat u inderdaad een Jan Jansen èn een Jan Jensen in uw kennissenkring hebt en beiden hebt ingevoerd in het adresboek. Als u dan een bericht wilt schrijven aan Jan Jansen en per ongeluk Jan Jensen typt, dan waarschuwt Outlook u uiteraard niet! Beide namen bestaan immers. Resultaat: de verkeerde Jan krijgt het bericht en dat kán natuurlijk heel vervelende gevolgen hebben. Controleer dus altijd héél nauwkeurig alle e-mail adressen en namen die u typt in een e-mail bericht, vóórdat u het verstuurt.
In plaats van namen typen in de adresvelden van een e-mail bericht, kunt u ook namen rechtstreeks uit het adresboek selecteren en kopiëren naar de velden Aan:, CC:, of BCC:. Deze werkwijze werkt meestal het best als u hetzelfde bericht wilt sturen aan verschillende personen die allemaal in het Adresboek voorkomen.
Begin wederom met een nieuw e-mail bericht.
De cursor knippert in het adresvak Aan:.
Open menu Extra en selecteer de opdracht Geadresseerden selecteren....
Het dialoogvenster 'Geadresseerden selecteren...' opent. De cursor staat in een invoerveld genaamd Typ een naam of selecteer een naam in de lijst:. Selecteren uit de lijst werkt (als de lijst niet te lang is) het handigst.
Druk drie maal op TAB.
Nu staat de focus in de lijst van contactpersonen en wel op de bovenste. Uit deze lijst kunt u een naam selecteren met de PIJL OMHOOG en PIJL OMLAAG toetsen. U kunt ook een "sprong" door de lijst maken, door de eerste letter van de voornaam te typen.
Daarna geeft u aan in welk adresvak deze naam moet worden ingevuld. Daarvoor dienen de knoppen Aan: ->, CC: -> en BCC: -> in het midden van het dialoogvenster. Door op één van deze knoppen te klikken, wordt de naam uit de lijst overgenomen in het bijbehorende vak onder Geadresseerden:. U kunt echter beter de sneltoetsen ALT+A, ALT+C en ALT+B gebruiken. Daarmee gebeurt hetzelfde, maar het voordeel is dat de focus dan in de namenlijst blijft staan.
Selecteer een naam uit de lijst.
Kopieer deze naam naar het Aan: -> vak met ALT+A.
Selecteer met PIJL OMHOOG of PIJL OMLAAG een andere naam.
Kopieer deze naar het CC: -> vak met ALT+C.
Vul op dezelfde manier ook nog een naam in bij BCC: ->, dus met ALT+B.
Druk op ENTER.
Het dialoogvenster 'Namen selecteren' sluit en alle gekozen namen staan nu keurig netjes in de juiste adresvelden van het bericht.
Met TAB kunt u de verschillende adresvelden nog nalopen.
Vul een onderwerp in, schrijf uw bericht en sla het op in Postvak UIT.
Opmerkingen
* Uiteraard is het mogelijk nog andere e-mail adressen toe te voegen. Denk steeds aan de puntkomma tussen de namen en e-mail adressen.
* Mocht u een ingevulde naam of e-mail adres alsnog willen verwijderen dan kan dat. Plaats de focus met TAB of SHIFT+TAB in het juiste adresveld. Selecteer met PIJL RECHTS of PIJL LINKS het e-mail adres dat verwijderd moet worden en druk op DELETE. Het is geen probleem als daarbij extra spaties of puntkomma's blijven staan.
Extra, enkele instellingen
De volgende instellingen dienen te worden uitgevoerd in het menu van het programmavenster van Outlook en dus niet in het menu van een berichtvenster! Een berichtvenster heeft namelijk wél een menu Extra maar daarin zit géén opdracht Opties.
Instellingen in dialoogvenster 'Opties' van menu Extra:
Tabblad 'Algemeen':
De volgende selectievakjes aanvinken:
Bij het starten direct naar de map Postvak IN gaan
Geluid afspelen bij nieuwe berichten
Alle andere selectievakjes GEEN vinkje.
Instellingen in menu Beeld: opdracht Indeling....
Alle selectievakjes in het dialoogvenster 'Eigenschappen voor Vensterindeling' aanvinken ten behoeve van cursusparagraaf 3.3 "Aanbevolen vensterindeling voor Outlook Express": Contactpersonen, Mappenbalk, Mappenlijst, Outlook-balk, Statusbalk, Werkbalk, Weergavebalk en Voorbeeldvenster weergeven en Kop van voorbeeldvenster weergeven.
Instellingen in menu van berichtvenster.
Open een nieuw bericht met CTRL+N.
Er opent een nieuw venster 'Nieuw bericht'. Meestal zal dit een relatief klein venster zijn. Maak dit venster zo groot mogelijk door de randen te verslepen met de muis of met behulp van de opdracht Formaat wijzigen uit het systeemmenu (ALT+SPATIE). Gebruik hiervoor niet de opdracht Maximaliseren! Outlook Express "onthoudt" deze maximaliseeractie namelijk niet en het groter maken van het venster met behulp van Formaat wijzigen
wel!
Open vervolgens menu Beeld en activeer de opdracht Alle koppen met ENTER. In de berichtkop moet nu het invoerveld BCC: zichtbaar worden.